Archivos y archivistas ante el reto de los documentos electr\u00f3nicos<\/p>\n
Diario de Quer\u00e9taro<\/p>\n
Margarita V\u00e1zquez<\/p>\n
\u00bfQu\u00e9 entendemos por gesti\u00f3n de documentos electr\u00f3nicos? Para m\u00ed, es el tratamiento de documentos administrativos producidos por medios electr\u00f3nicos y validados por firma electr\u00f3nica a lo largo de su ciclo de vida, es decir, desde el momento de su dise\u00f1o hasta su transferencia al archivo hist\u00f3rico. El dise\u00f1o de un sistema de gesti\u00f3n documental es fundamental para garantizar el tratamiento correcto a lo largo de su ciclo de vida, garantizando su conservaci\u00f3n, autenticidad, integridad y disponibilidad a largo plazo.<\/p>\n
Los documentos electr\u00f3nicos a lo largo de su vida, requieren de diferente tratamiento seg\u00fan la parte del ciclo de vida en que se encuentren. Se deben establecer determinados procedimientos que estandaricen la digitalizaci\u00f3n o realizaci\u00f3n de documentos electr\u00f3nicos, pues es cada vez m\u00e1s frecuente la utilizaci\u00f3n de la inform\u00e1tica para realizar archivos y es muy f\u00e1cil alterar la informaci\u00f3n. <\/p>\n
A los documentos que no se les presta mucha atenci\u00f3n pero son cada vez m\u00e1s importantes son los correos electr\u00f3nicos. Se debe estandarizar la forma de enviar correos porque el env\u00edo de informaci\u00f3n relevante dentro del mensaje, no como archivo adjunto, es cada vez m\u00e1s frecuente tambi\u00e9n; entonces se deben generar mecanismos para asegurar que la persona que firma, quien escribe es el titular o est\u00e1 habilitado y autorizado para enviar ese correo.<\/p>\n
Y la informaci\u00f3n en la Web, tambi\u00e9n se debe analizar c\u00f3mo se tratar\u00e1 la informaci\u00f3n recabada al incorporarla a los archivos, siempre y cuando sea relevante para la tramitaci\u00f3n de los asuntos y derechos de los ciudadanos.<\/p>\n
Los documentos c\u00edvicos que se trasladan a formato digital tienen dos procesos. Primero, para tener m\u00e1s f\u00e1cil acceso a su informaci\u00f3n se deben digitalizar de forma legal, y por otro lado, cuando la digitalizaci\u00f3n se hace para sustituir los documentos originales, debe llevar sus firmas y garant\u00edas de seguridad que le den autenticidad.<\/p>\n
Problemas tecnol\u00f3gicos en documentos electr\u00f3nicos<\/p>\n
La primera cuesti\u00f3n es que son documentos virtuales que a los archivistas nos desconcierta porque no los vemos, es decir, no los podemos tocar. Cuando vemos c\u00f3mo es el documento en realidad, est\u00e1 convertido en ceros y d\u00edgitos, pero hace falta una representaci\u00f3n visual para que se pueda leer. Y eso nos pone nerviosos. <\/p>\n
Por otro lado, son documentos din\u00e1micos f\u00e1cilmente modificables; y nos obligan a la dependencia tecnol\u00f3gica para poder leerlos, porque lo hace imposible si no se tiene no s\u00f3lo una computadora, sino compatibilidad con el programa que se ha usado. <\/p>\n
Y un punto importante es la diversidad y obsolescencia tecnol\u00f3gica tanto de hardware como de software, por lo cual se deben tomar medias de estandarizaci\u00f3n. <\/p>\n
Un cuarto problema es el soporte para realizar tr\u00e1mites. Hoy en d\u00eda la ley permite que el ciudadano presente documentos electr\u00f3nicos y en papel, e incluso que los tr\u00e1mites se realicen solamente en soportes electr\u00f3nicos, por tanto tendremos la convivencia de documentos en ambos soportes, tanto electr\u00f3nicos como en papel y eso en un mismo expediente genera la necesidad de resolver c\u00f3mo se manejar\u00e1n estos archivos. Lo que es fundamental es que a lo largo del ciclo de vida del documento se mantenga la autenticidad, integridad, seguridad y disponibilidad de la informaci\u00f3n contenida en \u00e9l.<\/p>\n
Problemas organizativos<\/p>\n
Todos sabemos c\u00f3mo ha evolucionado la organizaci\u00f3n inform\u00e1tica. Antes, hab\u00eda un computador central y una serie de terminales donde no se guardaba informaci\u00f3n sino que se incorporaba o recuperaba, pero se almacenaba en el central. Despu\u00e9s llegaron las PCs, donde cada gestos o archivista ten\u00eda autonom\u00eda, guarda los documentos que genera en su propio computador y ah\u00ed se crea un problema, desde el punto de vista archiv\u00edstico, de localizaci\u00f3n de los documentos pues est\u00e1n dispersos en las PCs a lo largo de la organizaci\u00f3n. <\/p>\n
Y ahora estamos en otro punto que presenta otro tipo de complejidad y es el que presenta la organizaci\u00f3n interconectada. Por supuesto hay m\u00e1s rigor para que los gestores tengan autonom\u00eda pero hay sistemas en donde ya centralizadamente se guarda la informaci\u00f3n siguiendo ciertas l\u00edneas. Pero el hecho de que la interconectividad facilite la resoluci\u00f3n de problemas o decisiones de una organizaci\u00f3n, presenta otra complejidad para acumular los expedientes. <\/p>\n
Problemas administrativos<\/p>\n
La dificultad de identificar las series documentales que se generan. Y el tema de conciliar el acceso p\u00fablico de los documentos electr\u00f3nicos versus la privacidad de las personas -como el caso de los correos electr\u00f3nicos-, yo se que en M\u00e9xico a\u00fan no se aprueba la ley de protecci\u00f3n de datos pero en Espa\u00f1a ya se ha publicado y hay que tener much\u00edsimo cuidado porque puede haber reclamaciones muy fuertes. Es decir que los archivos electr\u00f3nicos no garantizan la seguridad de acceso a los datos sensibles que puedan afectar la intimidad de las personas.<\/p>\n
Algo que no debo dejar de mencionar y que es un asunto muy importante, es la escasa conciencia por parte de las administraciones p\u00fablicas de la importancia de los archivos y de la necesidad de conservar los documentos en general, y en el caso de los documentos electr\u00f3nicos; e incluso hay algunos funcionarios que consideran que los documentos electr\u00f3nicos no son objeto del archivista sino de los inform\u00e1ticos. Y en este punto me preocupa que el concepto de \u00abhist\u00f3rico\u00bb que hay en el medio inform\u00e1tico pues no es lo mismo que para los archivistas, pues para nosotros un documento hist\u00f3rico se remonta por ejemplo al primero del cual tenemos registro en Espa\u00f1a, que es el a\u00f1o 711. Y en la inform\u00e1tica es diferente el criterio para catalogar algo como hist\u00f3rico.<\/p>\n
Un archivista es tan importante que debe estar presente desde le momento en el que surge un documento. Debe estar presente desde que se dise\u00f1a el sistema de gesti\u00f3n de la administraci\u00f3n, no podemos esperar a que llegue el documento al archivo de concentraci\u00f3n. La estrategia a seguir debe ser anticipar los procesos archivistitos, desde identificar, clasificar y valorar, para que los documentos de almacenen de acuerdo a la estructura definida. Charles Dollar habla de la inmediatez de la participaci\u00f3n, nosotros los archivistas debemos anticiparnos y cambiar el concepto del ciclo de vida, que siempre se ha pensado como <\/p>\n
1.- Archivo de oficina, que es el que a\u00fan est\u00e1 vivo<\/p>\n
2.- Archivo intermedio, o de concentraci\u00f3n<\/p>\n
3.- Archivo hist\u00f3rico, cuando su ciclo de vida ha finalizado.<\/p>\n
Los archivistas debemos considerar que el ciclo de vida del documento inicia cuando se dise\u00f1a el sistema de informaci\u00f3n, que en el caso de que \u00e9ste sea electr\u00f3nico tenemos que participar para garantizar que cada documento sea creado con base en las normas que garanticen su autenticidad, integridad y disponibilidad, as\u00ed como su manejo, accesibilidad y mantenimiento adecuados. <\/p>\n
Para ello, existe la norma ISO 15489 que es para el dise\u00f1o de sistemas de gesti\u00f3n documental e identifica una serie de procedimientos fundamentales como la identificaci\u00f3n de los procesos administrativos, la valoraci\u00f3n, clasificaci\u00f3n y establecimientos de criterios de conservaci\u00f3n o eliminaci\u00f3n, y la inclusi\u00f3n de datos tecnol\u00f3gicos, como el software, versi\u00f3n y formatos que garanticen la no obsolescencia, actualizaci\u00f3n y accesibilidad que mantengan vivos los datos. <\/p>\n
Esta norma incorpora y anticipa los procedimientos al momento de dise\u00f1ar c\u00f3mo se va a archivar en determinada organizaci\u00f3n. Si nos incorporamos a este sistema, participaremos en el proceso y as\u00ed, tambi\u00e9n aseguramos mantener nuestro trabajo.<\/p>\n
*transcripci\u00f3n de la conferencia del mismo nombre dictada en el Encuentro Nacional de Archivos, el jueves 15 del presente, en el Hollyday Inn Quer\u00e9taro.<\/p>\n","protected":false},"excerpt":{"rendered":"
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