Los archivos y la electrónica

Archivos y archivistas ante el reto de los documentos electrónicos

Diario de Querétaro

Margarita Vázquez

¿Qué entendemos por gestión de documentos electrónicos? Para mí, es el tratamiento de documentos administrativos producidos por medios electrónicos y validados por firma electrónica a lo largo de su ciclo de vida, es decir, desde el momento de su diseño hasta su transferencia al archivo histórico. El diseño de un sistema de gestión documental es fundamental para garantizar el tratamiento correcto a lo largo de su ciclo de vida, garantizando su conservación, autenticidad, integridad y disponibilidad a largo plazo.

Los documentos electrónicos a lo largo de su vida, requieren de diferente tratamiento según la parte del ciclo de vida en que se encuentren. Se deben establecer determinados procedimientos que estandaricen la digitalización o realización de documentos electrónicos, pues es cada vez más frecuente la utilización de la informática para realizar archivos y es muy fácil alterar la información.

A los documentos que no se les presta mucha atención pero son cada vez más importantes son los correos electrónicos. Se debe estandarizar la forma de enviar correos porque el envío de información relevante dentro del mensaje, no como archivo adjunto, es cada vez más frecuente también; entonces se deben generar mecanismos para asegurar que la persona que firma, quien escribe es el titular o está habilitado y autorizado para enviar ese correo.

Y la información en la Web, también se debe analizar cómo se tratará la información recabada al incorporarla a los archivos, siempre y cuando sea relevante para la tramitación de los asuntos y derechos de los ciudadanos.

Los documentos cívicos que se trasladan a formato digital tienen dos procesos. Primero, para tener más fácil acceso a su información se deben digitalizar de forma legal, y por otro lado, cuando la digitalización se hace para sustituir los documentos originales, debe llevar sus firmas y garantías de seguridad que le den autenticidad.

Problemas tecnológicos en documentos electrónicos

La primera cuestión es que son documentos virtuales que a los archivistas nos desconcierta porque no los vemos, es decir, no los podemos tocar. Cuando vemos cómo es el documento en realidad, está convertido en ceros y dígitos, pero hace falta una representación visual para que se pueda leer. Y eso nos pone nerviosos.

Por otro lado, son documentos dinámicos fácilmente modificables; y nos obligan a la dependencia tecnológica para poder leerlos, porque lo hace imposible si no se tiene no sólo una computadora, sino compatibilidad con el programa que se ha usado.

Y un punto importante es la diversidad y obsolescencia tecnológica tanto de hardware como de software, por lo cual se deben tomar medias de estandarización.

Un cuarto problema es el soporte para realizar trámites. Hoy en día la ley permite que el ciudadano presente documentos electrónicos y en papel, e incluso que los trámites se realicen solamente en soportes electrónicos, por tanto tendremos la convivencia de documentos en ambos soportes, tanto electrónicos como en papel y eso en un mismo expediente genera la necesidad de resolver cómo se manejarán estos archivos. Lo que es fundamental es que a lo largo del ciclo de vida del documento se mantenga la autenticidad, integridad, seguridad y disponibilidad de la información contenida en él.

Problemas organizativos

Todos sabemos cómo ha evolucionado la organización informática. Antes, había un computador central y una serie de terminales donde no se guardaba información sino que se incorporaba o recuperaba, pero se almacenaba en el central. Después llegaron las PCs, donde cada gestos o archivista tenía autonomía, guarda los documentos que genera en su propio computador y ahí se crea un problema, desde el punto de vista archivístico, de localización de los documentos pues están dispersos en las PCs a lo largo de la organización.

Y ahora estamos en otro punto que presenta otro tipo de complejidad y es el que presenta la organización interconectada. Por supuesto hay más rigor para que los gestores tengan autonomía pero hay sistemas en donde ya centralizadamente se guarda la información siguiendo ciertas líneas. Pero el hecho de que la interconectividad facilite la resolución de problemas o decisiones de una organización, presenta otra complejidad para acumular los expedientes.

Problemas administrativos

La dificultad de identificar las series documentales que se generan. Y el tema de conciliar el acceso público de los documentos electrónicos versus la privacidad de las personas -como el caso de los correos electrónicos-, yo se que en México aún no se aprueba la ley de protección de datos pero en España ya se ha publicado y hay que tener muchísimo cuidado porque puede haber reclamaciones muy fuertes. Es decir que los archivos electrónicos no garantizan la seguridad de acceso a los datos sensibles que puedan afectar la intimidad de las personas.

Algo que no debo dejar de mencionar y que es un asunto muy importante, es la escasa conciencia por parte de las administraciones públicas de la importancia de los archivos y de la necesidad de conservar los documentos en general, y en el caso de los documentos electrónicos; e incluso hay algunos funcionarios que consideran que los documentos electrónicos no son objeto del archivista sino de los informáticos. Y en este punto me preocupa que el concepto de “histórico” que hay en el medio informático pues no es lo mismo que para los archivistas, pues para nosotros un documento histórico se remonta por ejemplo al primero del cual tenemos registro en España, que es el año 711. Y en la informática es diferente el criterio para catalogar algo como histórico.

Un archivista es tan importante que debe estar presente desde le momento en el que surge un documento. Debe estar presente desde que se diseña el sistema de gestión de la administración, no podemos esperar a que llegue el documento al archivo de concentración. La estrategia a seguir debe ser anticipar los procesos archivistitos, desde identificar, clasificar y valorar, para que los documentos de almacenen de acuerdo a la estructura definida. Charles Dollar habla de la inmediatez de la participación, nosotros los archivistas debemos anticiparnos y cambiar el concepto del ciclo de vida, que siempre se ha pensado como

1.- Archivo de oficina, que es el que aún está vivo

2.- Archivo intermedio, o de concentración

3.- Archivo histórico, cuando su ciclo de vida ha finalizado.

Los archivistas debemos considerar que el ciclo de vida del documento inicia cuando se diseña el sistema de información, que en el caso de que éste sea electrónico tenemos que participar para garantizar que cada documento sea creado con base en las normas que garanticen su autenticidad, integridad y disponibilidad, así como su manejo, accesibilidad y mantenimiento adecuados.

Para ello, existe la norma ISO 15489 que es para el diseño de sistemas de gestión documental e identifica una serie de procedimientos fundamentales como la identificación de los procesos administrativos, la valoración, clasificación y establecimientos de criterios de conservación o eliminación, y la inclusión de datos tecnológicos, como el software, versión y formatos que garanticen la no obsolescencia, actualización y accesibilidad que mantengan vivos los datos.

Esta norma incorpora y anticipa los procedimientos al momento de diseñar cómo se va a archivar en determinada organización. Si nos incorporamos a este sistema, participaremos en el proceso y así, también aseguramos mantener nuestro trabajo.

*transcripción de la conferencia del mismo nombre dictada en el Encuentro Nacional de Archivos, el jueves 15 del presente, en el Hollyday Inn Querétaro.

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